为做好文件材料的整理归档工作，结合我院具体情况，特制定本制度。
一、收集归档范围
本院在各项工作中形成的具有保存价值的，或者学校发送的各类文件材料都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。
二、归档要求
1、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。
2、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。
3、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写。
4、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。
5、外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。
三、档案保管
1、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。
2、库房要保持清洁卫生，做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。
3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查。
4、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品。
四、专（兼）职档案人员职责
1、 坚持平时整理。根据本院不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。
2、 负责本院文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。
以上规定自通过之日起生效。
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2013年12月20日
